電話代行の種類を代行方法の違いで分類!

特定の社員宛の電話の対応

一人でビジネスをしている人や社員の数が少ないオフィスだと電話がかかってきても常に対応できないかもしれません。大事な電話がかかってきているのに、それに出られなければビジネスを潰してしまう可能性も出てくるでしょう。それを防ぎたいなら電話対応サービスを利用すべきです。電話代行サービスにはいくつかの種類があり、それによって対応も異なります。特定の社員に対してかかってきた電話に対応してくれるサービスがあり、その時は社名を名乗って応対してその社員が不在であると伝えてくれます。誰からかかってきたのか、折り返しの返事が必要か、いつかかってきたかの情報を後で伝えてくれ、相手が急いでいるときは電話を切った後に携帯電話にかけてくれます。

問い合わせやクレームの対応

商品やサービスを提供する会社であればそれを利用している顧客がいます。商品などに何の問題もなければいいのでしょうが、全く問題がない商品を作るのは難しいかも知れません。商品の使い方がわからない人もいるでしょうし、不良品などがあればクレームの電話をかけてくるときもあります。ただそれらの対応を社員が行おうとすると本業の業務に影響するときがあるので、その時は電話代行サービスを利用しましょう。問い合わせ用の電話番号にかかってきた電話が電話代行業者に転送されるようになっていて、すべて業者が対応してくれます。かかってきた問い合わせやクレームの内容はすべて記録して、後でまとめて報告してもらえます。緊急性が高い問い合わせは社内にいる社員に連絡してくれるので安心でしょう。